TL;DR

Reimburse adalah proses penggantian biaya yang sudah dikeluarkan karyawan atas nama perusahaan. Karyawan membayar dulu dari kantong sendiri, lalu mengajukan klaim dengan bukti pengeluaran untuk mendapat penggantian dari perusahaan. Jenis biaya yang biasa di-reimburse meliputi biaya perjalanan dinas, makan klien, transportasi, dan pembelian perlengkapan kerja. Tanpa dokumen yang lengkap, klaim reimbursement bisa ditolak.

Seorang karyawan baru mendapat tugas menemani klien makan malam, membayar tagihan dengan uang pribadi, lalu bingung bagaimana cara mendapatkan uangnya kembali dari perusahaan. Ini persis situasi di mana pemahaman tentang reimburse dibutuhkan. Banyak karyawan mengalami hal serupa tapi tidak tahu prosedur yang benar, dan akibatnya klaim mereka ditolak atau prosesnya lama.

Reimburse Artinya Apa?

Reimburse adalah istilah dari bahasa Inggris yang dalam konteks dunia kerja berarti penggantian biaya. Prosesnya sederhana: karyawan mengeluarkan uang pribadi untuk kepentingan pekerjaan, lalu perusahaan mengembalikan jumlah tersebut setelah karyawan mengajukan klaim dengan bukti yang sah. Kata ini juga sering ditulis sebagai reimbursement untuk merujuk pada proses atau sistemnya secara keseluruhan.

Reimburse berbeda dari uang muka (advance atau cash advance). Jika uang muka diberikan lebih dulu sebelum pengeluaran terjadi, reimburse dilakukan setelah pengeluaran terjadi. Ini perbedaan yang penting karena alur dokumen dan persetujuannya juga berbeda. Secara akuntansi, standar akuntansi internasional IFAC menempatkan biaya yang di-reimburse sebagai beban perusahaan, bukan kompensasi karyawan.

Biaya Apa Saja yang Bisa Di-reimburse?

Tidak semua pengeluaran otomatis bisa diklaim. Perusahaan biasanya menetapkan kategori biaya yang masuk dalam kebijakan reimbursement. Yang paling umum meliputi:

Biaya perjalanan dinas: tiket pesawat, kereta, atau transportasi lain yang digunakan untuk keperluan kerja
Akomodasi: hotel atau penginapan selama perjalanan dinas
Makan dan hiburan klien: biaya makan saat menemani klien atau dalam pertemuan bisnis resmi
Transportasi lokal: taksi, ojek daring, atau bahan bakar kendaraan pribadi saat digunakan untuk keperluan kerja
Perlengkapan kerja: pembelian alat tulis, software, atau peralatan kecil untuk keperluan proyek
Biaya komunikasi: pulsa atau paket data yang digunakan untuk keperluan klien dalam situasi tertentu

Tiap perusahaan punya kebijakan berbeda soal batas maksimal klaim, jenis pengeluaran yang diizinkan, dan prosedur pengajuan. Menurut Society for Human Resource Management, kebijakan reimbursement yang baik harus mendefinisikan dengan jelas kategori biaya yang masuk, batas maksimal per kategori, dan tenggat waktu pengajuan. Selalu periksa kebijakan internal perusahaan sebelum membayar sesuatu dengan asumsi akan di-reimburse.

Cara Mengajukan Klaim Reimburse

Proses pengajuan reimbursement umumnya mengikuti alur yang sama di hampir semua perusahaan, meski detail teknisnya berbeda:

Simpan semua bukti pengeluaran. Struk, nota, atau invoice adalah dokumen wajib. Bukti pembayaran digital seperti tangkapan layar e-wallet atau rekening koran juga biasanya diterima, tapi tergantung kebijakan perusahaan.
Isi formulir klaim. Sebagian besar perusahaan punya formulir reimbursement standar. Isi dengan detail: tanggal, jumlah, kategori biaya, dan tujuan pengeluaran.
Lampirkan bukti pendukung. Selain struk, beberapa perusahaan meminta surat tugas, undangan rapat, atau bukti perjalanan yang mengonfirmasi bahwa pengeluaran memang terkait keperluan kerja.
Ajukan ke atasan langsung. Hampir semua klaim perlu disetujui atasan sebelum masuk ke divisi keuangan.
Tunggu proses di keuangan. Divisi keuangan akan memverifikasi kelengkapan dokumen dan menghitung total yang akan dikembalikan. Pencairan biasanya dilakukan bersamaan dengan gajian atau pada jadwal pembayaran yang ditentukan.

Kenapa Klaim Reimburse Sering Ditolak atau Lambat

Ada beberapa penyebab umum klaim tidak berjalan mulus. Memahaminya dari awal bisa menghemat banyak waktu:

Struk tidak ada atau tidak jelas. Struk yang luntur, hilang, atau tidak terbaca adalah alasan paling sering klaim ditolak. Foto struk segera setelah transaksi sebagai cadangan.
Pengeluaran melebihi batas yang diizinkan. Jika perusahaan hanya mengganti biaya taksi sampai Rp100.000, biaya Rp150.000 akan diganti hanya sebagian atau ditolak seluruhnya.
Kategori biaya tidak masuk kebijakan. Membeli kopi untuk diri sendiri saat di kantor bukan pengeluaran yang bisa diklaim, meski dilakukan pada hari kerja.
Dokumen pendukung tidak lengkap. Beberapa pengeluaran perlu konteks tambahan, seperti nama klien yang ditemani makan atau nomor proyek yang dikerjakan.
Pengajuan terlambat. Banyak perusahaan punya batas waktu pengajuan, misalnya maksimal 30 hari setelah pengeluaran terjadi. Lebih dari itu, klaim bisa tidak diproses.

Reimburse vs. Tunjangan Tetap: Bedanya

Banyak perusahaan membedakan antara reimbursement dan tunjangan tetap. Tunjangan tetap seperti tunjangan transportasi atau tunjangan makan diberikan secara rutin setiap bulan bersama gaji, tanpa perlu klaim dan tanpa harus menunjukkan bukti pengeluaran. Jumlahnya sudah pasti dan tidak bergantung pada berapa yang sebenarnya dikeluarkan.

Reimbursement bersifat berbeda: jumlahnya mengikuti pengeluaran aktual, dan hanya dibayarkan jika ada klaim yang disetujui. Secara perpajakan, Surat Edaran Dirjen Pajak SE-44/PJ/2009 menyebutkan bahwa biaya yang di-reimburse kepada karyawan tidak dianggap sebagai penghasilan karyawan jika sifatnya penggantian biaya nyata untuk keperluan perusahaan, sehingga tidak dikenai PPh 21.

Pemahaman yang baik tentang reimburse membuat proses klaim jauh lebih lancar. Karyawan yang tahu apa yang bisa diklaim, dokumen apa yang perlu disimpan, dan bagaimana cara mengajukannya tidak akan kehilangan hak penggantian hanya karena kendala administratif yang sebenarnya mudah dihindari.